لمنحها طابعًا رسميًا.. حوّل رسائلك إلى ملفات “PDF”

يعتبر البريد الإلكتروني واحدًا من أهم الأدوات الإلكترونية الرسمية على مستوى العالم، بسبب استخدامه في التعاملات الرسمية والعملية.

وفي حال تلقي رسالة عبر البريد الإلكتروني، والرغبة بإرسالها إلى شخص آخر بشكل متناسق أو الاحتفاظ بها لإبرازها عند الحاجة أمام شخص أو مؤسسة معيّنة، فصورة الشاشة لا تبدو سلوكًا رسميًا في هذه الحالة، ومن الأفضل تحويل الرسالة إلى ملف “PDF”، قابل للقراءة وبنفس الوقت غير قابل لنسخ النص، ويحمل طابعًا رسميًا.

ورغم توفر العديد من أنواع خدمات البريد الإلكتروني، فالأبرز والأكثر شيوعًا بين تلك الخدمات هو موقع “Gmail” الذي يستخدم للتعاملات الشخصية، وللرسائل المتعلقة بالعمل.

وبتحويل الرسالة المحددة إلى ملف “PDF”، يمكن تحديد جزء معيّن منها، في حال كانت الرسالة طويلة على شكل سلسلة، ما يمنحها شكلًا أنيقًا.

وفي هذه الحالة لا يمكن حفظ عدة رسائل ضمن ملف “PDF” دفعة واحدة، بل يمكن تطبيقها على كل رسالة بشكل منفصل.

ولتحويل الرسالة إلى ملف “PDF”، يجب أولًا الدخول إلى موقع البريد الإلكتروني، عبر أي متصفح للإنترنت، ثم تسجيل الدخول إلى الحساب الذي يضم الرسالة التي يريد المستخدم تحويلها ثم حفظها.

وبعد الدخول إلى موقع البريد الإلكتروني، يجب فتح الرسالة التي يريد المستخدم تحويلها إلى ملف “PDF”، وبالنظر إلى يسار الشاشة يمكن رؤية ثلاث نقاط، بمجرد النقر عليها ستظهر قائمة تضم عدة خيارات من بينها طباعة أو “Print”.

بمجرد النقر على هذا الخيار ستظهر نافذة تحتوي على أداة مخصصة للطباعة، ومن خلال الضغط على التبويب المقابل لخيار الوجهة يمكن تحديد خيار حفظ بتنسيق ملف “PDF”.

وفي هذا الحالة يمكن التعديل على شكل الملف واختيار التنسيقات التي يريدها المستخدم، كما يمكن ملاحظة كيف ستبدو الصورة الخاصة بهذه الرسالة بعد تحويلها إلى ملف.

وبعد ذلك يمكن الضغط على خيار حفظ، للاحتفاظ بالملف في الجهاز، ما يتيح تصفح الملف مثل تصفح أي ملف “PDF” آخر.

ولتطبيق هذه العملية على رسالة جديدة يجب اتباع هذه الخطوات مرة جديدة، فلا يمكن حفظ أكثر من رسالة دفعة واحدة عبر هذه الآلية، ولا بد من اتباعها مع كل رسالة على حدة.

ولضمان سهولة اتباع الخطوات السابقة، من الأفضل استخدام الحاسوب لإجراء هذه العملية، بدلًا من جهاز الهاتف لمحمول.