قد يشعر المستخدم بالتشتت عند الدخول إلى البريد الإلكتروني، بسبب الرسائل المتتابعة غير المصنفة، خصوصًا إذا كان من مدمني شبكات التواصل الاجتماعي التي تغرق البريد باستمرار بعشرات الرسائل والإشعارات، ما يعني ضياع الوقت وبذل جهد إضافي عند البحث عن الرسائل المهمة القديمة، إن لم يكن المستخدم يتذكر عنوانها أو محتواها، كمن يبحث عن إبرة في كومة قش.
لإنشاء تصنيفٍ في بريد جيميل Gmail وربطه بفلتر معين اتبع التعليمات التالية:
في البداية سجل الدخول إلى بريدك الخاص في جيميل، انقر على «المزيد more» الموجودة أسفل قائمة تصنيفاتك.
اضغط على الخيار «إنشاء تصنيف جديد Create new label»
حدد اسم التصنيف الجديد الذي ترغب بإنشائه، واكتبه ضمن خانة «من فضلك أدخل اسم تصنيف جديد .. Please enter a new label name» وليكن «رسائل ثورية» مثلًا.
حدد المكان الذي ترغب بتضمين التصنيف الجديد فيه من خلال تفعيل «تضمين التصنيف ضمن Nest label under»
اضغط بعدها على «إنشاء Create» لتلاحظ ظهور التصنيف الجديد ضمن قائمة التصنيفات الموجودة على يمين البريد الخاص بك.
ملاحظة: يمكنك أيضًا إنشاء تصنيف جديد لإحدى الرسائل في بريدك الوارد عن طريق تحديد المربع المجاور للرسالة بالنقر على الزر «التصنيف Labels» أعلى قائمة رسائلك، ثم انقر على «إنشاء جديد Create New».
بعد إنشاء التصنيف الجديد، يجب ربطه مع فلتر الرسائل لتتوجه الرسائل القادمة من عنوان معيّن ضمن هذا التصنيف بشكل تلقائي، دون الحاجة لنقلها بشكل يدوي كل فترة.
على الجانب الأيمن من صفحة البريد، أنقر على المزيد الموجودة أسفل قائمة تصنيفاتك، ثم اضغط على الخيار «إدارة التصنيفات Manage Labels» والتي ستوجهك إلى صفحة «الإعدادات Settings» الخاصة بالبريد.
انقر على التبويب «فلاتر Filters» الموجود أعلى الصفحة، ثم انزل لأسفل الصفحة، واضغط على الخيار «إنشاء فيلتر جديد Create a new filter» لتظهر لك نافذة منبثقة تحت عنوان «تصفية Filter»
ستلاحظ وجود 5 خانات وعدة خيارات إضافية؛ ستوفر هذه الخيارات إمكانية تصفية الرسائل القادمة وفرزها ضمن تصنيفات محددة، حسب نوع التصفية التي قمت بتحديدها، وسنشرح كل خيار بالتفصيل:
من From: تصنيف الرسائل القادمة من خلال عنوان بريد الإلكتروني محدد يتم إدراجه.
إلى To: تعني تحديد عنوان البريد الإلكتروني الذي توجه له الرسائل.
الموضوع Subject: تصنيف الرسالة من خلال تحديد الموضوع، وكتابته بشكل صريح.
يتضمن الكلمات Has the words: يتم تصنيف الرسالة من خلال بعض الكلمات التي يتم إدراجها ضمن هذه الخانة والموجودة ضمن رسالة البريد الإلكتروني.
لا يتضمن Doesn’t Have: ويعني تصفية جميع الرسائل التي لا تتضمن كلمة أو بريدًا الكترونيًا معينًا.
تحتوي على ملف مرفق Has attachment: يمكنك من خلال هذا التحديد، تصنيف جميع الرسائل التي تحوي مرفقات ضمن تصنيف واحد.
عدم تضمين دردشات Don’t include chats: عند تحديد هذا الخيار لن تتمكن من الدردشة مع عنوان البريد الذي قمت بتحديده ضمن الخانات السابقة.
الحجم Size: يمكنك تحديد حجم الرسالة، «أكبر من» أو «أقل من» حجم معين، ثم تحديد الحجم من خلال الخانة الفارغة الظاهرة بجانب ميغابايت.
حدد بريدًا إلكترونيًا ضمن خانة «إلى» ثم اضغط على الخيار أسفل النافذة «إنشاء فيلتر ضمن معاير البحث هذه» والذي سينتقل بك إلى نافذة جديدة، تعرض عدة خيارات.
حدد الخيار «تطبيق التصنيف Apply the label» ثم اضغط على القائمة المنسدلة بجانبه «اختيار تصنيف Choose Label» والبحث على التصنيف «رسائل ثورية» الذي قمت بإنشائه سابقًا وتحديده.
حدد الخيار «تصنيف كـ Categorize as» ثم اضغط على «اختيار فئة… Choose Category» وحدد الفئة التي تناسب نوع الرسائل الواردة، ثم حدد أخيرًا «تطبيق الفلتر أيضًا على Create filter with this search» والذي ينقل جميع الرسائل المشابهة من خلال الفلتر المحدد وتضمينها ضمن التصنيف الجديد بشكل تلقائي.
ثم قم بالضغط على زر «إنشاء فلتر Create Filter» لإتمام عملية الفلترة وتحديد التصنيف.
ملاحظة: يمكنك إنشاء أكثر من تصنيف وتطبيق أكثر من فلترة، من خلال اتباع نفس الخطوات السابقة، لكل تصنيف.